Trình tự thực hiện

1- Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của cơ quan đại diện

2- Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở của cơ quan đại diện hoặc qua bưu điện

(Xem Danh sách các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để biết thông tin về địa chỉ, lịch làm việc để nộp hồ sơ và nhận kết quả)

Cách thức thực hiện:   

- Trực tiếp tại trụ sở cơ quan đại diện

- Qua bưu điện

Thành phần hồ sơ:

1- Phiếu đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo mẫu số 01/HPH

2- Bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy tờ, tài liệu đề nghị đăng ký hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, bản dịch (nếu có);

3- Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên;

4- Một (01) bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác (sau đây gọi chung là giấy tờ nhân thân) của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu).

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

Thời hạn giải quyết:

-Từ 01 đến 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ hoặc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh của cơ quan chức năng.

-Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có số lượng lớn hoặc có nội dung phức tạp, thì thời hạn thực hiện nói trên có thể dài hơn, nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân

Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

Lệ phí:

- Hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu (1 giấy tờ, 1 tài liệu hoặc 1 văn bản) 5USD/bản

- Chứng nhận con dấu, chữ ký : 1USD/bản

- Chứng nhận con dấu, chữ ký và nội dung văn bản: 2 USD/bản

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: - Phiếu đề nghị : mẫu 01/LS-HPH

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính :

1. Giấy tờ tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán phải được chứng thực bởi:

- Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại. Đối với các nước có chế độ liên bang thì tuỳ theo thực tiễn và pháp luật địa phương, Cục Lãnh sự sẽ hướng dẫn cụ thể đối với từng CQĐDVN về cơ quan có thẩm quyền chứng thực của nước ngoài đó.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước thứ ba tại nước sở tại hoặc kiêm nhiệm nước sở tại, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó.

2. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ nhân thân của đương sự và nội dung giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

3. Nếu cần thiết, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có thể yêu cầu đương sự giải thích rõ hoặc xuất trình giấy tờ khác để chứng minh mục đích sử dụng giấy tờ, tài liệu đó.

4. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng để xác minh.

5. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam chỉ được chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện khi đã được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh chứng thự

Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

1- Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27-12-2005 của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 01/4/2006

2- Thông tư số 01-1999-TT-NG ngày 03.6.1999 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có hiệu lực từ ngày 18/6/1999

3- Thông tư số 134/2004/TT-BTC ngày 31/12/ 2004 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ 01/3/2005.