- Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao là cơ quan được ủy quyền làm thủ tục chấp thuận Đại sứ nước ngoài được bổ nhiệm tại Việt Nam

- Bộ Ngoại giao hoặc Đại sứ quán nước cử tại Việt Nam (hoặc kiêm nhiệm Việt Nam) gửi công hàm kèm tiểu sử của Đại sứ dự kiến bổ nhiệm cho Bộ Ngoại giao Việt Nam ( qua Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao hay Cơ quan Đại diện Ngoại giao của Việt Nam thường trú tại nước cử hoặc kiêm nhiệm) để xin chấp thuận cho Đại sứ mới.

- Sau khi có sự đồng ý của Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam, Vụ Lễ tân trả lời chấp thuận Đại sứ bằng công hàm gửi Bộ Ngoại giao hay Đại sứ quán tùy theo cách mà nước xin chấp thuận làm thủ tục chấp thuận.

- Thời gian trả lời chấp thuận Đại sứ phù hợp với thời gian cần thiết hoàn thành thủ tục của các Cơ quan liên quan của Việt Nam.

- Khi Đại sứ được chấp thuận vào Việt Nam, Đại sứ quán nước cử thông báo ngày, giờ đến và số hiệu chuyến bay hoặc phương tiện khác mà Đại sứ sử dụng tới Hà Nội cho Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao.

- Đại sứ được chấp thuận và cán bộ đi cùng (nếu có) đến Việt Nam nhận nhiệm vụ (đối với Đại sứ thường trú) hay trình Quốc thư (đối với Đại sứ không thường trú) tự lo phương tiện đi lại và nơi ở. Vụ Lễ tân hỗ trợ đối với Đại sứ không thường trú thuê xe ô tô và đặt phòng khách sạn (nếu Đại sứ quán có yêu cầu cụ thể về loại xe, loại khách sạn và thời gian lưu trú )

- Cơ quan Đại diện Ngoại giao nước cử chịu trách nhiệm lo toàn bộ thủ tục nhập cảnh và hành lý cho Đại sứ được chấp thuận khi tới sân bay. Cán bộ Vụ Lễ tân có trách nhiệm hướng dẫn Cơ quan Đại diện Ngoại giao và phối hợp với các cơ quan chức năng tại sân bay tạo điều kiện thuận lợi cho Đại sứ được chấp thuận khi nhập cảnh.

- Đại diện Vụ Lễ tân đón Đại sứ được chấp thuận tại cửa khẩu Sân bay Quốc tế Nội Bài – Hà Nội. Lãnh đạo Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao đón Đại sứ được chấp thuận tại sân bay nếu Đại sứ đến Hà Nội trong giờ làm việc. Chuyên viên Vụ Lễ tân đón Đại sứ tại sân bay trong trường hợp Đại sứ đến Hà Nội ngoài giờ làm việc.

- Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao được Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền nhận bản sao Quốc thư của Đại sứ được chấp thuận khi tới Việt Nam.

- Sau khi đến Việt Nam, Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao sẽ thu xếp để Đại sứ được chấp thuận trao bản sao Quốc thư cho Vụ trưởng Vụ Lễ tân. Bản sao Quốc thư bao gồm bản sao thư giới thiệu Đại sứ và thư triệu hồi Đại sứ tiền nhiệm (nếu có) và bản dịch ra tiếng Việt hoặc một trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp Quốc.

- Khi tiếp nhận bản sao Quốc thư, Vụ trưởng Vụ Lễ tân thông báo cho Đại sứ được chấp thuận dự kiến thời gian Lễ trình Quốc thư và nghi lễ trình Quốc thư lên Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam .

- Sau khi trao bản sao Quốc thư cho Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao, Đại sứ được chấp thuận chính thức điều hành các công việc của Cơ quan Đại diện Ngoại giao của mình và tham dự các hoạt động lễ tiết của Nhà nước Việt Nam và hoạt động của Đoàn Ngoại giao tại Hà Nội với tư cách là Đại sứ được chấp thuận đứng đầu Cơ quan Đại diện Ngoại giao của nước mình tại Việt Nam.

- Đại sứ chỉ tiếp xúc làm việc với lãnh đạo Cấp cao và các Lãnh đạo Bộ, Ngành của Việt Nam sau khi chính thức trình Quốc thư lên Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam.

- Lễ trình Quốc thư của Đại sứ nước ngoài thường trú và không thường trú tại Việt Nam lên Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam được tổ chức 04 lần trong một năm, vào trung tuần tháng thứ hai của mỗi Quý.

- Vụ Lễ tân thông báo thời gian được xác định của Lễ trình Quốc thư cho các Đại sứ quán liên quan. Cơ quan Đại diện Ngoại giao khẳng định với Vụ Lễ tân về việc Đại sứ được chấp thuận sẽ trình Quốc thư lên Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam.

- Thứ tự Đại sứ được chấp thuận trình Quốc thư lên Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam được căn cứ theo thời gian Đại sứ được chấp thuận tới Việt Nam nhận nhiệm vụ.

- Xe nghi lễ Nhà nước Việt Nam sẽ đón Đại sứ từ nơi ở hoặc trụ sở Cơ quan Đại diện Ngoại giao đến Phủ Chủ tịch nơi diễn ra Lễ trình Quốc thư và đưa Đại sứ về lại nơi ở hoặc trụ sở Cơ quan Đại diện Ngoại giao sau khi Lễ trình Quốc thư kết thúc.

- Vào ngày trình Quốc thư, theo thời gian đã được sắp xếp và thông báo cho Cơ quan Đại diện Ngoại giao, Phó Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao đến đón Đại sứ tại nơi ở hoặc trụ sở Cơ quan. Phó Vụ truởng Vụ Lễ tân tháp tùng Đại sứ trên xe Nghi lễ Nhà nước được 04 xe mô tô hộ tống. Các cán bộ ngoại giao khác của Đại sứ quán ( tối đa 04 người) tháp tùng Đại sứ được chấp thuận tham gia Lễ trình Quốc thư đi xe do Đại sứ quán thu xếp.

- Trang phục dành cho buổi lễ có thể:

+ Lễ phục quốc gia, lễ phục chuyên ngành

+ Comple sẫm màu

+ Trang phục dân tộc

- Thành phần phía Việt Nam tham dự Lễ trình Quốc thư: Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước, Thứ trưởng Bộ Ngoại giao, Vụ trưởng Vụ Khu vực Bộ Ngoại giao và Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao.

- Tại phủ Chủ tịch, hai hàng tiêu binh danh dự Quân đội Nhân dân Việt Nam bồng súng chào. Vụ trưởng Vụ Lễ tân đón Đại sứ được chấp thuận, mời Đại sứ và các cán bộ ngoại giao tháp tùng vào phòng chờ.

- Vụ trưởng Vụ Lễ tân hướng dẫn Đại sứ và các cán bộ ngoại giao tháp tùng vào Phòng Lễ theo hai hàng dọc. Khi đến vị trí được chỉ định trong Phòng Lễ, Đại sứ và các cán bộ ngoại giao khác đứng thành một hàng. Đại sứ đứng giữa, cao hơn các cán bộ ngoại giao tháp tùng 01 bước. (Xem sơ đồ 1).

- Đại sứ được chấp thuận tiến về phía Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam và cách Chủ tịch nước khoảng 04 bước. Đại sứ nói bằng tiếng mẹ đẻ hoặc bằng một ngôn ngữ chính thức nào đó mà Đại sứ thấy phù hợp, với nội dung như sau: "Thưa Ngài Chủ tịch, tôi được vinh dự trình lên Chủ tịch Quốc thư của Nguyên thủ nước tôi gửi Ngài giới thiệu tôi làm Đại sứ Đặc mệnh Toàn quyền nước ... tại nước CHXHCN Việt Nam. Tôi cũng xin trình lên Ngài thư Triệu hồi người tiền nhiệm của tôi" sau đó cúi đầu nhẹ chào Chủ tịch nước. Đại sứ tiến lên khoảng ba bước và trình Quốc thư lên Chủ tịch nước bằng hai tay. Chủ tịch nước nhận Quốc thư của Đại sứ. Chủ tịch nước bắt tay Đại sứ.

- Vụ trưởng Vụ Lễ tân giới thiệu quan chức phía Việt Nam tham dự buổi lễ với Đại sứ (từng người một) . Đại sứ bắt tay từng quan chức Việt Nam.

- Đại sứ giới thiệu các cán bộ ngoại giao của mình với Chủ tịch nước (từng người một). Các cán bộ ngoại giao tiến lên và Chủ tịch nước bắt tay từng cán bộ ngoại giao.

- Vụ trưởng Vụ Lễ tân mời Đại sứ chụp ảnh riêng với Chủ tịch nước (Xem sơ đồ 2). Sau đó, Chủ tịch nước và các quan chức Việt Nam chụp ảnh chung với Đại sứ và các cán bộ ngoại giao tháp tùng (Xem sơ đồ 3).

- Sau Lễ trình Quốc thư, Chủ tịch nước tiếp Đại sứ tại Phòng Vàng (Xem sơ đồ 4) , các cán bộ ngoại giao của Đại sứ quán có thể tham dự buổi tiếp . Sau khoảng 15 phút, Đại sứ và các cán bộ ngoại giao chào tạm biệt Chủ tịch nước.

- Phó Vụ trưởng Vụ Lễ tân tháp tùng Đại sứ về nhà riêng hoặc trụ sở Cơ quan bằng xe Nghi lễ Nhà nước có cắm cờ của hai nước và xe mô tô hộ tống.

- Sau khi trình Quốc thư lên Chủ tịch nước XHXHCN Việt Nam, Đại sứ đề nghị được chào xã giao Lãnh đạo Việt Nam.

- Theo yêu cầu của Đại sứ bằng công hàm chính thức của Đại sứ quán, Vụ Lễ tân có trách nhiệm thu xếp vào thời gian thuận tiện để Đại sứ chào xã giao Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội  và Bộ trưởng Ngoại giao nước CHXHCN Việt Nam. Đối với Lãnh đạo các Bộ, Ngành Trung ương, Đại sứ quán thường trú tại Hà Nội thu xếp trực tiếp với các cơ quan liên quan.

- Đối với Đại sứ không thường trú tại Việt Nam. Cơ quan Đại diện gửi công hàm đề nghị cụ thể trước khi vào Việt Nam trình Quốc thư tối thiểu là 15 ngày làm việc. Vụ Lễ tân có trách nhiệm thu xếp để Đại sứ chào xã giao Lãnh đạo Cấp cao cũng như các Lãnh đạo các Bộ, Ngành Trung ương Việt Nam tùy theo thời gian Đại sứ lưu lại Việt Nam.

- Khi Đại sứ tiếp xúc và làm việc với Lãnh đạo các Bộ, Ngành Trung ương, Cơ quan Đại diện Ngoại giao thường trú tại Việt Nam liên hệ trực tiếp với bộ phận đối ngoại của Bộ, Ngành đó để được thu xếp.

- Khi Đại sứ tiếp xúc và làm việc với Lãnh đạo các Địa phương, Cơ quan Đại diện Ngoại giao có công hàm thông báo cho Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao về thời gian và thành phần Lãnh đạo địa phương Đại sứ mong muốn tiếp xúc và làm việc. Vụ Lễ tân sẽ phối hợp với địa phương để thu xếp cụ thể.

- Đại sứ không thường trú tại Việt Nam, khi vào làm việc với các cơ quan của Việt Nam liên hệ với Vụ Khu vực Bộ Ngoại giao. Vụ Khu vực có trách nhiệm thu xếp chương trình làm việc cho Đại sứ.

- Đại sứ quán thường trú tại Hà Nội gửi công hàm cho Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao thông báo khoảng thời gian Đại sứ sẽ về nước và xin chào từ biệt Lãnh đạo Việt Nam. Tùy theo yêu cầu của Đại sứ, Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm thu xếp để Đại sứ chào từ biệt  Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng Ngoại giao. Đối với Lãnh đạo các Bộ, Ngành , Đại sứ quán liên hệ trực tiếp để bố trí .

- Đối với Đại sứ không thường trú tại Việt Nam, Cơ quan Đại diện Ngoại giao gửi công hàm cho Vụ Lễ tân hoặc thông qua Đại sứ quán Việt Nam tại nơi Đại sứ thường trú (nếu có) thông báo về việc Đại sứ kết thúc nhiệm kỳ và đề nghị cụ thể xin chào từ biệt Lãnh đạo cấp cao và Bộ, Ngành Trung ương Việt Nam tối thiểu là 15 ngày trước khi Đại sứ tới Việt Nam.

- Thứ trưởng Bộ ngoại giao thay mặt Bộ trưởng Bộ Ngoại giao mời cơm tiễn Đại sứ và Phu nhân hoặc Phu quân (nếu có).

- Cơ quan Đại diện Ngoại giao có công hàm thông báo cho Vụ Lễ tân ngày, giờ và chuyến bay Đại sứ rời Việt Nam về nước .

- Đại sứ quán có trách nhiệm làm các thủ tục xuất cảnh tại cửa khẩu sân bay cho Đại sứ và gia đình ( nếu có). Vụ Lễ tân có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng của sân bay tạo điều kiện thuận lợi cho Đại sứ khi xuất cảnh rời Việt Nam.

- Phó Vụ trưởng Vụ Lễ tân tiễn Đại sứ tại sân bay nếu Đại sứ rời Việt Nam trong giờ làm viêc. Chuyên viên Vụ Lễ tân tiễn Đại sứ tại sân bay nếu Đại sứ rời Việt Nam ngoài giờ làm việc.